GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH
Auftraggeber
Veröffentlichung (ABl.)
Vertragslaufzeit
Verfahrensart
Sitz des Auftraggebers
Sektor
Ausgewählte Bewerber
Beschreibung
Die GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; nachfolgend "Auftraggeber") ist ein gemeinnütziges Unternehmen mit Sitz in Essen, das seit über 140 Jahren ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen erbringt. Als Gemeinschaftseinrichtung unter Trägerschaft der Stadt Essen sowie der großen Wohlfahrtsverbände engagiert sich der Auftraggeber für die Betreuung, Förderung und gesellschaftliche Teilhabe von Menschen in besonderen Lebenslagen. Das Leistungsspektrum des Auftraggebers umfasst stationäre und ambulante Pflegeangebote für Seniorinnen und Senioren, differenzierte Wohn- und Betreuungsformen für Menschen mit psychischen Erkranken oder geistigen Behinderungen sowie vielfältigen Hilfen für wohnungslose oder von Wohnungslosigkeit bedrohte Personen. Darüber hinaus betreibt der Auftraggeber an mehreren Standorten in Essen anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderungen. Mit rund 1.300 qualifizierten Mitarbeitenden in den verschiedenen sozialen Einrichtungen betreut der Auftraggeber aktuell etwa 1.200 Bewohnerinnen und Bewohner in seinen Pflege - und Betreuungseinrichtungen sowie rund 1.600 Menschen mit Behinderung in den Werkstätten. Die breite fachliche Aufstellung und die enge Vernetzung mit kommunalen und sozialen Partnern ermöglichen es dem Auftraggeber, individuell auf die Bedürfnisse der betreuten Menschen einzugehen und eine passgenaue, wertschätzende Unterstützung sicherzustellen. Der Auftraggeber verfolgt mit seiner Strategie "Jahr 2030" eine langfristige Vision zur umfassenden Modernisierung und Digitalisierung der internen Strukturen, Prozesse und technischen Systeme. Ziel ist es, alle Unternehmensbereiche in eine zukunftsfähige IT -Landschaft zu überführen. Diese strategische Ausrichtung bildet die Grundlage für eine leistungsstarke, transparente und serviceorientierte Organisation, die den steigenden fachlichen, gesetzlichen und technologischen Anforderungen nachhaltig gerecht wird. Ein zentrales Vorhaben im Rahmen dieser Digitalstrategie ist die Ablösung des derzeit eingesetzten ERP -Systems. Die aktuell genutzte SAP -Version, auf deren Basis die betriebswirtschaftlichen Prozesse der GSE abgebildet sind, ist zum Jahresende 2027 abgekündigt und stellt damit einen priorisierten Handlungsanlass dar. Die eingesetzten Module FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling) sowie HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) bilden wesentliche Funktionen im kaufmännischen und personalbezogenen Kernprozess der Organisation ab und sind tief in die organisatorischen Abläufe eingebettet. Im Rahmen der Neuausrichtung liegt der zentrale Fokus im HR-Bereich auf der Personalabrechnung als priorisiertem Kernprozess. Gleichzeitig verfolgt die GSE das Ziel, die neue HR-Lösung ganzheitlich zu betrachten und perspektivisch möglichst viele Personalprozesse in einem integrierten System abzubilden. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend, die Personalverwaltung, das Bewerbermanagement, die Personalentwicklung sowie Funktionen der Weiterbildung. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz strebt der Auftraggeber an, bestehende "Satellitensysteme" im Bereich HR schrittweise zu reduzieren oder vollständig abzulösen. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, redundante Datenhaltung zu beseitigen, die Datenqualität und -aktualität zu sichern und die Transparenz in sämtlichen HR-Prozessen zu erhöhen. Gleichzeitig wird durch eine konsistente Systemlandschaft die Grundlage geschaffen, aussagekräftige HR-Analysen und Personalkennzahlen bereitzustellen, die das Personalmanagement für die nachhaltige Unternehmensentwicklung einsetzen kann. Die notwendige Systemmigration im Bereich Personalmanagement ist somit nicht nur aus technologischer Sicht, sondern auch aus betriebsstrategischer Perspektive von hoher Bedeutung. Neben der Sicherstellung des Systembetriebs über 2027 hinaus eröffnet sich die Chance, im Zuge der Umstellung Prozesse zu standardisieren, die Benutzerfreundlichkeit zu steigern und die Integration mit weiteren IT-Komponenten zu verbessern. Die Auswahl und Einführung einer neuen ganzheitlichen HR-Lösung stellt daher eines der priorisierten Schlüsselprojekte innerhalb der strategischen Gesamtentwicklung des Auftraggebers bis 2030 dar. Konkretes Ziel des Projekts ist die Auswahl und Einführung einer ganzheitlichen, zukunftssicheren Personalmanagement-Software. Mit der neuen Lösung sollen die HR-Prozesse des Auftraggebers effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher gestaltet werden. Die Software unterstützt das Personalmanagement sowie weitere Beteiligte dabei, administrative Aufgaben zu automatisieren, die Datenqualität zu verbessern und strategische Entscheidungen auf einer fundierten Informationsbasis zu treffen. Im Mittelpunt steht die digitale Abbildung und Unterstützung sämtlicher Kernprozesse des Personalwesens. Durch die neue Lösung sollen bestehende Medienbrüche und redundante Datenhaltung vermieden, die Transparenz in den HR-Prozessen erhöht und auch die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen gewährleistet werden. Zudem eröffnet die zentrale Systemunterstützung die Möglichkeit, HR-Daten gezielt auszuwerten und damit die strategische Steuerung der Organisation zu verbessern. Die zentralen Ziele lassen sich übergreifend wie folgt zusammenfassen: 1. Einführung einer HR-Software 2. Digitale Unterstützung aller wesentlichen HR-Prozesse 3. Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung von Prozessen 4. Steigerung von Transparenz, Datenqualität und Reporting -Möglichkeiten 5. Gewährleistung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance 6. Unterstützung strategischer Unternehmenssteuerung durch fundierte Analysen und Kennzahlen 7. Etablierung eines strukturierten und effizienten Supportmodells Im Übrigen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
CPV-Codes
Lose (1)
Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist im November 2026 zu rechnen. Mit dieser EU-weiten Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb eingeleitet. Weitere Informationen sind den auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Zuschlagskriterien
Nachprüfungsverfahren
Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster — Münster
1. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die E-Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1) gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.