Logistikdienstleistungen für das Goethe-Institut

Der genaue Leistungsumfang ergibt sich nur aus den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung nebst Anlagen (Anlagen D1 bis D4) sowie dem Vertragsentwurf (Anlagen E1 und E2) Warenannahme, Lagerung und Warenausgabe für Lieferungen an die Niederlassungen des Goethe-Instituts im Ausland (GIA). Eigenverantwortliche, selbständige und proaktive Organisation des gesamten Logistikablaufs von der Warenannahme bis zur Übergabe an ein von der Goethe-Zentrale ausgewähltes Transportunternehmen, inklusive Dokumentation und Kommunikation mit allen Beteiligten sowie der gesamten logistikbezogenen Kommunikation mit Lieferanten und dem Goethe-Institut im In- und Ausland. Es werden überwiegend Güter aus den Bereichen Druck/Papier, Medien, Elektronik, Möbel und Bürobedarf umgeschlagen, die für den Betrieb der Goethe-Institute (GIA) im Ausland erforderlich sind. Die GIA bestellen überwiegend bei Lieferanten in Deutschland, gelegentlich bei Lieferanten innerhalb der EU oder der Schweiz. Nicht alle Lieferanten verfügen über Außenhandelserfahrung, es besteht Beratungsbedarf in größerem Umfang. Die Mitarbeiter der GIA verfügen über logistische Grundkenntnisse, es gibt jedoch in den GIAs kein spezialisiertes Personal. Auch in diesem Bereich besteht umfangreicher Beratungsbedarf. Sie erhalten für gewöhnlich keine Informationen über die zu erwartenden Wareneingänge. In selten Fällen oder bei größeren Möbellieferungen avisieren Lieferanten die Anlieferung. Die angelieferten Sendungen werden bis zum Zeitpunkt der Versandfreigabe durch das jeweilige GIA gelagert. Es können Lagerzeiten von mehreren Wochen entstehen.( Die GIA erhalten durch den Dienstleister (=Sie) jeden Dienstag um 17:00h eine Lagerbestandsmeldung. Die GIA können auf dieser Grundlage bis Mittwoch 12:00h Ihre Versandfreigaben erteilen, auch für Teilmengen oder Splittung nach Warenart, des jeweiligen Lagerbestands. Ohne schriftliche Versandfreigabe durch das Goethe-Institut darf keine Ware das Lager verlassen. Der Dienstleister (=Sie) ordnet die Versandfreigaben einem geeigneten Verkehrsträger zu und stellt den Anbietern für die Verkehrsträger Luftfracht und LKW-Fracht bis Mittwoch 12:15h Preisanfragelisten zur Verfügung. Die Verladungen erfolgen per Luftfracht, Seefracht, LKW, dem Kurierdienst des Auswärtigen Amts oder mit KEP-Diensten. Der Dienstleister stellt für die Verkehrsträger Luft, See, LKW und KEP bei Exporten in Drittländer die Lieferantendokumente (Proformarechnungen, Ausfuhrbegleitdokumente, Präferenznachweise) für die jeweilige Destination zur Verfügung. Hierzu betreibt der Dienstleister ein geeignetes Onlineportal zum Dokumentenaustausch mit den Speditionen bzw. Frachtführern. Der Transport zum GIA ist nicht Teil der Dienstleistung. Die Transportvergabe erfolgt durch die GI-Zentrale auf Basis der wöchentlichen Ausschreibung für Luft- und LKW-Verkehre. Für KEP-Dienste wird der Vertragspartner des Goethe-Instituts eingesetzt. Seefrachtraten werden durch die GI-Zentrale individuell angefragt. Die Goethe-Zentrale wertet die Angebote der Speditionen / Frachtführer aus und übermittelt dem Dienstleister bis Donnerstag 12:00h eine Transportvergabeliste. Destination A -> Spedition X Destination B -> Spedition Y, usw Basierend auf der Vergabeliste der Goethe-Zentrale kommissioniert der Dienstleister (=Sie) die bei ihm lagernden Sendungen und übergibt diese am Donnerstag, spätestens am Freitag dem beauftragten Transportunternehmen. Bei Seefrachtverladungen zum vereinbarten Gestellungstermin. Im Zeitraum zwischen der Anlieferung durch den Lieferanten (Wareneingang) und der der Versandfreigabe durch das GIA (Warenausgang) können mehrere Lieferungen eines Lieferanten für eine Destination, inklusive Subdestinationen, eintreffen. Überschreitet der Warenwert der Einzellieferungen eines Lieferanten den Warenwert von 1000 Euro oder befindet sich bereits ein Wareneingang mit Ausfuhrbegleitdokument im Lager, der mit weiteren Wareneingängen mit einem Wert unter 1000 Euro versandt wird, muss der Dienstleister ein Ausfuhrbegleitdokument im Namen und Auftrag des Lieferanten auf Kosten der Goethe-Zentrale erstellen. Der Dienstleister kann hierfür selbständig Vereinbarungen mit Lieferanten zum Erstellen von Ausfuhrdokumenten / Präferenznachweisen treffen. In jedem Fall muss der Dienstleister sicherstellen, dass die Ausfuhrabfertigung nach erteilter Versandfreigabe durch das GIA möglich ist, sofern vom Liefertanten die Rahmenbedingungen gemäß den Versandvorschriften erfüllt wurden. Die Datenstammpflege ist Aufgabe des Dienstleisters. Neben der Pflege und Verwaltung der individuellen Versandvorschriften entwickelt der Auftragnehmer die allgemeinen Versandvorschriften proaktiv weiter und passt diese den Marktentwicklungen an. Die Dienstleistung beinhaltet die Bereitstellung sämtlicher Daten in unterschiedlichen Datenaustauschformaten. Der Dienstleister darf grundsätzlich Subunternehmer für Teilaufgaben der Dienstleistung einsetzen.